Scrivo dalla zona rossa. Il decreto dell’8 marzo del Presidente del Consiglio dei Ministri ha ‘chiuso’ la Lombardia e altre 14 province del Nord. E così se all’articolo 2, quello relativo al resto del territorio nazionale, al comma ’s’ si raccomanda “qualora sia possibile ai datori di lavoro […] di favorire la fruizione di periodi di congedo e ordinarie ferie”, nell’articolo 1, quello relativo alle zone rosse, senza mezzi termini “si raccomanda ai datori di lavoro pubblici e privati di promuovere, durante il periodo di efficacia del […] decreto, la fruizione da parte dei lavoratori dipendenti dei periodi di congedo ordinario e di ferie […]”. Un’altra alternativa a ferie e permessi c’è. Che cos’è lo smart working in tempi di emergenza corona virus è sempre più noto.
Ma come funziona lo smart working, per chi non lo ha mai provato sulla propria pelle, è ancora un mezzo mistero. Intanto perché le prime domande che si pongono le persone sono relative a chi ha diritto allo smart working e a chi lo può fare. Personalmente ci sono immerso dal 2010, non diversamente dalla stragrande maggioranza dei liberi professionisti. Persino nel 2016 quando con Cristian e Alessandro abbiamo fondato GAME, abbiamo deciso di impostare la vita della nostra azienda sul lavoro a distanza. Perché lo Smart Working, ci siamo detti? Perché ha tanti vantaggi, moltissimi pro e qualche contro (risdolvibilissimo).
Non è questo però l’argomento di cui voglio parlare qui. La rete è piena di manuali, contributi e articoli che spiegano perché fare smart working e implementare un sistema meno tradizionale rispetto al classico ‘sede e ufficio per tutti’. Il punto è che adesso, in Lombardia (e non solo), cuore del fatturato d’Italia e habitat naturale del milanese imbruttito (doc e importato), lo Smart Working diventa gioco-forza, se non una necessità, per lo meno una buona pratica che responsabilità pubblica e senso civico consigliano caldamente. E allora ecco 10 buoni pratiche che ho imparato sulla mia pellaccia su come affrontare al meglio la vita in modalità smart working. Restando produttivi, rilassati e – possibilmente – sani di mente.
1. Non lavorate in stanza
Spesso le esigenze e la logistica di ogni casa e di ogni famiglia condiziona e impone la scelta. Quindi non c’è da fare molto gli schizzinosi, però se i locali e il nucleo familiare lo consentono, evitate di lavorare dove dormite. Vero è che in molte stanze da letto ci sono ottime scrivanie, ma passare 8 ore di sonno più 8 ore di lavoro (almeno…) nello stesso locale non è d’aiuto all’umore. Se avete uno studio o una stanza in più, buon per voi, potrete avere il vostro ‘ufficio fatto in casa’ con pochi aggiustamenti. Altrimenti allestire la propria scrivania temporanea sul tavolo del salone, adesso che gli ospiti a cena sono sconsigliati, potrebbe essere una scelta vincente. Da evitare invece la cucina…
2. Comodo lavorare in pigiama, ma toglietevelo subito
La tentazione c’è: ti svegli, hai fretta di accendere il Pc e toglierti il pensiero della prima incombenza mattutina e resti vestito come sei. Giusto? Sbagliato. Lavorare in pigiama dà un brutto input al cervello, dà senso di vacanza e sciatteria. E se poi ti parte la web cam alla prima video-chiamata su Skype, fai una figura barbina.
3. Non portate il Pc in cucina
La cucina è il posto da cui stare più lontani per due motivi: uno, risparmierete alla tastiera del vostro laptop una cascata di briciole o di resti di cibo; due, avrete un luogo extra-lavorativo nel quale isolarvi dagli impegni e dalle incombenze della produttività (non dovrà essere l’unico). Non solo: preserverete l’indipendenza della pausa pranzo e della sosta per uno spuntino.
4. I programmi, le app e i servizi on-line imprescindibili
In questo caso ci dovrebbe pensare il datore di lavoro, ma non è detto che tutti abbiano la prontezza di farlo e allora tocca arrangiarsi. Sono mille e mille i programmi e le applicazioni utili per lavorare in smart working, molte estremamente utili ma allo stesso tempo un filo complesse da approcciare. E poi sono a pagamento, quindi concentriamoci su quelle gratuite e facili da usare per chi affronta per la prima volta lo smart working. Skype, appunto, è la più famosa e utile. Basta una registrazione e consente di scrivere, ricevere/inviare file e parlare con chiunque aggiungendolo alla lista dei propri contatti (tramite mail o nome utente), come per Facebook o Whatsapp. E poi c’è Google: il Drive archivia e vi permette di condividere file e documenti per 3GB in un attimo. E poi si integra alla grande con i Fogli di Google. Veri e propri file del tutto simili a quelli di Word e Excel ma col vantaggio di poter essere modificati in contemporanea da più utenti (quelli cui avete consentito l’accesso o il permesse per visualizzare e/o apportare modifiche). Due strumenti imprescindibili per qualsiasi smart worker. Per i più smanettoni, Slack, Trello o Workplace (fornito da Facebook).
5. Svegliatevi come se doveste fare la coda
Puntate la sveglia alla solita ora, magari un quarto d’ora più tardi giusto per darvi l’impressione che guadagnate qualche minuto di sonno. Ma non esagerate: non dovrete affrontare il traffico ma potrete sedervi alla scrivania con calma, concentrazione e tranquillità, senza farvi prendere dall’ansia e dopo aver fatto una bella colazione con tutto il tempo a disposizione per gustarvi l’aroma del caffè e il pane con la marmellata.
6 Evitate radio e tv, anche si vi fanno concentrare. O così credete…
Nella maggior parte dei casi è solo una sensazione, con pochi principi di fondamento. Tv e radio nelle orecchie non vi fanno concentrare di più: se va bene vi rallentano il lavoro, se va male ve lo massacrano. Avremo già a che fare con (almeno) due schermi per le operatività lavorative – pc e smartphone, senza contare eventuali tablet e smartwatch – dunque non strafare diventa la regola. In fondo stiamo lavorando.
7 Occhio all’effetto scroll
Se siete abituati a scrollare le bacheca di Instagram e Facebook quando siete in casa, sappiate che sull’orario lavorativo ha un effetto devastante: “guardo solo questo video da 20 secondi” diventano 47 minuti di su e giù col dito che vi faranno soltanto allungare la lista delle cose da fare. Una sbirciata ai social, come del resto ormai in ufficio, è sempre consentita, ma occhio… e non dite poi che non ve l’avevamo detto.
8. Investite sulla sedia, vi farà risparmiare
Le sedie di casa non sono quelle da ufficio, si sa. Eppure dovrete starci seduti per ore e ore, dunque se la postura risulterà sbagliata fisico, umore e produttività ne risentiranno alla grande. Se puntate a uno smart working di lunga durata, comprate una poltrona da ufficio (ce l’ha pure l’IKEA in catalogo) e non costa una fortuna. Se dovete gestire soltanto il periodo dell’emergenza Covid-19 esistono dei supporti da applicare alle normali sedie che correggono postura, spalle, colonna, collo… Sono schienali ergonomici da applicare a strappo alla seduta, chi guida molto li usa anche in macchina. Costano anche meno di 10 euro e vi potrebbero far risparmiare una cifra in fisioterapia… 5 sedute, a 40 euro l’una, fate voi i conti.
9 Cuffie sempre collegate
Il telefono squillerà come se non di più rispetto all’ufficio. Solo che a casa non si tratta del fisso (bonus track: non lasciate a colleghi, clienti e fornitori il vostro numero di linea fissa, vade retro) di conseguenza è buona norma prevenire mal di testa, orecchie bollenti e altri molto più sgradevoli effetti collaterali: un buon paio di cuffie, wireless o no, fanno decisamente al caso nostro. L’ideale è tenerle sempre collegate allo smartphone, perché altrimenti la telefonata urgente senza preavviso ma difficilmente postponibile si trasforma in un’ora e venti di cervello al microonde.
10 Se non hai fatto il militare, adesso devi essere un marine
Serve disciplina, soldato: lo smart working ha molti aspetti positivi ma può trasformarsi in una trincea. Il primo comandamento da non violare è “Fai subito tutto quello che puoi fare subito”. Rimandare è una pessima abitudine anche in ufficio, ma per chi lavora da casa è la morte nera della produttività. Fare liste su liste di cose da fare e da cancellare è utilissimo, ma devono essere corte. Se la to-do list supera la decima riga, sono guai-guaissimi. Obiettori di coscienza, riformati e giovani classi 1985 e post… dovete scoprire o esaltare il marine che c’è in voi. Datevi un ordine ed eseguitelo. Solo così vincerete la guerra.
Non ho figli né bambini per casa, quindi l’undicesimo consiglio non ve lo do… perché non saprei di che cosa sto parlando. Però ho un gatto: 1 volta su 10 mi fa uscire il fumo dalle orecchie perché nel momento meno opportuno si piazza tra tastiera e schermo e io non vedo una mazza. Le altre 9 su 10, però, Milù diventa una preziosissima collega. Di quelli che ti sollevano la giornata con una parola giusta… cioè, con un miao giusto.
Gabriele (e Milù) di GAME
